GolMax Energy

1. Introducción

Qué es GolMax Energy y cómo está organizado este manual.

GolMax Energy es el software de gestión de la asesoría: centraliza clientes, puntos de suministro (CUPS), contratos de luz y gas, la documentación obligatoria, el comparador de tarifas, el CRM comercial y las tareas del equipo en una sola aplicación web, accesible desde cualquier navegador.

El objetivo es sustituir las hojas de Excel dispersas por una única fuente de verdad: cada suministro, cada contrato y cada documento están enlazados a su cliente, y el sistema avisa solo de lo que hay que renovar, lo que falta por aportar y lo que se ha quedado sin seguimiento.

Este manual sigue el mismo orden que el menú lateral de la aplicación. Cada apartado explica para qué sirve la pantalla, cómo se usa en el día a día y qué reglas de negocio aplica el sistema automáticamente (para que no haya sorpresas). Los pantallazos son de la base de datos de demostración, por lo que los nombres de clientes e importes son ficticios.

2. Acceso al sistema

Cómo entrar y qué determina lo que cada usuario puede ver.

La aplicación se abre en el navegador con la URL que te haya facilitado tu administrador. La pantalla de acceso pide el email y la contraseña de tu usuario:

Cada usuario pertenece a un rol (administrador, gestor, comercial o colaborador) que determina qué módulos ve en el menú y qué acciones puede realizar. El detalle completo está en el apartado 16. Roles y permisos.

Si inicias sesión con un usuario de tipo comercial, verás únicamente los clientes que tienes asignados: el filtrado por cartera se aplica en el propio servidor, no es solo una cuestión visual, así que un comercial nunca puede consultar ni editar clientes ajenos aunque conozca su URL.

3. Cuadro de mando

La primera pantalla al entrar: la fotografía del estado de la cartera hoy.

El cuadro de mando resume, sin necesidad de abrir ningún listado:

• Indicadores superiores: clientes activos, contratos activos, facturación anual gestionada, ahorro generado a clientes y contratos que vencen en 30 días.
• Semáforo de vencimientos: barra visual con la cartera repartida en vencidos, <30 días, 30-60, 60-90 y >90 días. Ver el detalle en 17. El semáforo de vencimientos.
• Próximos vencimientos: tabla con los contratos más urgentes, listos para actuar.
• Requiere atención: documentos caducados, contratos sin documentación obligatoria y tareas fuera de plazo — todo lo que bloquea o retrasa una gestión.
• Seguimientos de esta semana: los próximos pasos programados desde el timeline de acciones (ver 9. Acciones y seguimiento).

Los botones Ver vencimientos y Nuevo estudio llevan directamente al radar de vencimientos y al comparador de tarifas, los dos puntos de partida más habituales del día a día.

4. Vencimientos

El radar: todos los contratos vivos ordenados por urgencia, sin necesidad de Excel.

Esta es la pantalla de trabajo diario de renovaciones. Arriba, cinco tarjetas resumen la cartera por urgencia (vencidos, <30 días, 30-60, 60-90, >90 días) y el importe total de facturación en riesgo. El gráfico de barras Carga de renovaciones reparte esos mismos contratos por mes de vencimiento en los próximos 12 meses — pulsando en un mes se filtra la lista automáticamente por ese periodo.

Filtros y acciones

• Pestañas rápidas: Vencidos, <30 días, 30-60, 60-90, Próximos 90 y Todos.
• Filtros por energía (luz/gas), comercializadora y comercial asignado.
• Columna Últ. contacto: cuándo se registró la última acción con ese cliente, para no llamar dos veces ni dejar pasar demasiado tiempo.
• Botón Renovar en cada fila: abre directamente el asistente de renovación del contrato (ver 7. Contratos).
• Exportar CSV, arriba a la derecha, para quien necesite trabajar la lista fuera de la aplicación.

5. Clientes

El listado de cartera y la ficha 360º de cada cliente.

El listado muestra, por cliente: contacto, segmento (pyme, gran cuenta, industrial…), número de puntos de suministro y contratos, facturación anual gestionada, próximo vencimiento con su semáforo, y comercial asignado. Se puede buscar por nombre, CIF, email, teléfono o CUPS, y filtrar por estado, segmento o comercial.

Alta de un cliente

El botón Nuevo cliente abre un formulario con cuatro bloques: identificación (razón social, CIF/NIF, tipo), contacto, dirección fiscal, y clasificación y asignación (segmento, sector, comercial y gestor responsables). El CIF se valida y, si ya existe otro cliente con el mismo, el sistema avisa del duplicado antes de guardar.

Ficha 360º del cliente

Al pulsar sobre un cliente se abre su ficha, el centro de operaciones de ese cliente: cabecera con sus datos y KPIs (contratos activos, puntos de suministro, facturación/año, ahorro conseguido, consumo anual y próximo vencimiento) y seis pestañas.

El botón Registrar acción, siempre visible en la cabecera, es la forma más rápida de anotar una llamada, un email o una visita sin salir de la ficha (ver 9. Acciones y seguimiento).

6. Puntos de suministro

El inventario de CUPS de toda la cartera.

Cada fila es un CUPS (Código Universal del Punto de Suministro): a qué cliente pertenece, alias/dirección, tarifa de acceso, potencia contratada, consumo anual, comercializadora actual y fecha de vencimiento del contrato en vigor. Se puede filtrar por energía (luz/gas), tarifa de acceso o estado del contrato, y buscar por CUPS, dirección o cliente.

Un punto de suministro puede tener contratos sucesivos a lo largo del tiempo (cada renovación genera uno nuevo encadenado al anterior), pero el CUPS en sí no cambia: es la identidad física del suministro. El CUPS se valida con el formato oficial —ES + 16 dígitos + 2 letras— y debe ser único dentro de la empresa.

Los puntos de suministro se dan de alta desde la pestaña Suministros de la ficha del cliente (ver 5. Clientes), o al elegir “Punto de suministro nuevo” al crear un contrato. No se puede eliminar un suministro que tiene contratos vivos.

7. Contratos

El ciclo de vida completo: de borrador a renovado, con la documentación como puerta de entrada a estar activo.

Ciclo de vida

Un contrato pasa por los siguientes estados:

• Solo los usuarios con rol gestor o administrador pueden activar un contrato — un comercial puede crearlo y tramitarlo, pero no darle luz verde final.
• Un contrato no se puede activar si falta documentación obligatoria: el sistema responde con la lista exacta de lo que falta. Se puede forzar la activación desde ahí mismo, pero queda registrado en el historial con esa nota, para que quede constancia de quién lo forzó y por qué.
• Renovar un contrato crea uno nuevo encadenado al anterior, pasa el anterior a renovado y cierra automáticamente la tarea de renovación pendiente si la había. El nuevo periodo empieza al día siguiente del vencimiento del anterior.
• Solo se pueden eliminar contratos en borrador o rechazados; el resto se dan de baja (quedan en el histórico, no desaparecen).

Crear un contrato

1. Desde Nuevo contrato (listado general o pestaña Contratos de la ficha del cliente), elige el cliente y el punto de suministro (o crea uno nuevo).
2. Selecciona comercializadora y tarifa del catálogo — los precios se copian y quedan congelados en el contrato, aunque la tarifa cambie después en el catálogo.
3. Indica fechas de inicio/fin, permanencia y comisión (heredada de la tarifa, editable si aplica una condición especial).
4. Guarda como borrador o pásalo directamente a tramitación. La activación llegará cuando la documentación esté completa.

8. Documentos

Toda la documentación de la cartera, con caducidades controladas automáticamente.

El listado global reúne todos los documentos de todos los clientes: tipo, cliente al que pertenece, contrato relacionado (si aplica), fecha de subida y fecha de caducidad con su semáforo. Se puede filtrar por tipo de documento y por situación (vigente, por caducar, caducado).

Subida y checklist en la ficha del cliente

Lo habitual es trabajar la documentación desde la pestaña Documentos de la ficha del cliente: a la izquierda el archivo de ese cliente, a la derecha el checklist con cada tipo de documento marcado como ok, falta, caducado o por caducar.

• Se sube arrastrando el archivo o pulsando el área de subida (PDF, imágenes, Word o Excel, hasta 20 MB).
• La caducidad se calcula sola a partir del tipo de documento y su validez (por ejemplo, una autorización de representación caduca a un número de días fijo desde su fecha).
• Al subir un documento del mismo tipo que ya existía, se puede marcar «sustituir el anterior»: el antiguo pasa a sustituido y el nuevo sube de versión, conservando el histórico.
• Las descargas siempre pasan por la aplicación, que comprueba sesión y cartera antes de servir el archivo: no hay URLs públicas ni directas a los documentos.

9. Acciones y seguimiento

El histórico cronológico de todo lo que ha pasado con un cliente.

Cada cliente tiene un timeline con dos tipos de entradas:

El botón Registrar acción abre un formulario rápido: tipo de acción, nota y, opcionalmente, programar el siguiente paso (con fecha). Ese siguiente paso es lo que alimenta el bloque «Seguimientos de esta semana» del cuadro de mando, y puede generar automáticamente una tarea para no perderlo de vista.

10. Oportunidades (CRM)

El embudo comercial: de contacto frío a cliente.

Las oportunidades (leads) recorren un embudo de siete fases: nuevo → contactado → interesado → en estudio → propuesta → ganado / perdido. La vista Embudo las muestra como tablero kanban; la vista Lista, como tabla clásica con filtros.

• Arrastrar y soltar: mover una tarjeta a otra columna cambia la fase de la oportunidad y ajusta su probabilidad de cierre automáticamente.
• Perdido: al soltar una tarjeta aquí, el sistema pide el motivo (precio, sin respuesta, permanencia con la actual…). Esa estadística es la que después sirve para corregir el discurso comercial.
• Convertir en cliente: desde una oportunidad ganada, un clic crea la ficha de cliente con sus datos. Si el CIF ya existe, ofrece enlazar con el cliente existente en vez de duplicarlo.
• Valor ponderado (KPI superior): suma de valor estimado × probabilidad / 100 de todas las oportunidades abiertas — una previsión de ingresos más realista que sumar el valor bruto.

Cada tarjeta muestra la campaña de origen, el importe estimado, el comercial responsable y los días desde el último contacto, para detectar de un vistazo qué oportunidades llevan demasiado tiempo paradas.

11. Comparador de tarifas

El corazón comercial de la aplicación: calcula el ahorro real de un cliente frente a todo el catálogo de tarifas.

Cómo hacer una comparativa

1. Elige un cliente y un punto de suministro existentes (rellena potencias y consumos automáticamente) o trabaja con datos manuales para una prospección sin ficha todavía.
2. Selecciona energía (luz o gas) y tarifa de acceso (2.0TD, 3.0TD, 6.1TD… o RL.1-RL.6 en gas); introduce potencias contratadas por periodo y consumo por periodo.
3. Indica lo que paga hoy: el importe anual de la factura (el sistema estima el desglose) o los precios actuales que tiene pactados, si se conocen con precisión.
4. Si conoces la potencia máxima demandada (el maxímetro de la factura), rellena el ajuste de potencia: el sistema propone la potencia óptima con un 5 % de margen de seguridad y calcula el ahorro adicional de bajarla.
5. Pulsa Comparar tarifas.

El resultado muestra lo que paga ahora, la mejor oferta, el ahorro anual y la comisión que le correspondería a la asesoría, además de un ranking con todas las tarifas activas y vigentes de esa misma energía y tarifa de acceso, ordenadas de más a menos barata.

Cómo se calcula el coste

Los tres porcentajes son constantes configurables (config/config.php), para poder ajustarlos si cambia la normativa sin tocar el resto del código.

Al pulsar Guardar estudio se archiva la comparativa completa —no solo la oferta ganadora— y queda registrada una acción en el timeline del cliente. Desde el estudio guardado se puede crear el contrato en un clic, con los precios de la tarifa ganadora ya congelados.

12. Estudios guardados

El histórico de comparativas realizadas, con su resultado comercial.

Cada vez que se guarda una comparativa desde el comparador, aparece aquí: cliente, suministro, fecha, lo que pagaba, la mejor oferta encontrada, el ahorro y si ya se ha convertido en contrato o sigue pendiente. Es el cuaderno de bitácora comercial de la asesoría — útil para revisar qué comparativas se hicieron y cuáles siguen sin cerrar.

Desde un estudio se puede reabrir la comparativa, volver a calcularla con datos actualizados, o convertirla directamente en contrato si el cliente acepta la oferta.

13. Tareas e incidencias

El «to-do» del equipo, con recordatorios automáticos de lo que genera el propio sistema.

Las tareas se agrupan en cinco tipos: Tarea Incidencia Renovación Documentación Reclamación. Se pueden asignar a un usuario del equipo, marcar con prioridad y filtrar por fuera de plazo, hoy o esta semana.

• Generadas automáticamente: cuando un contrato entra en ventana de renovación, el sistema crea la tarea correspondiente solo (con la etiqueta Automática). Estas tareas no se pueden borrar, solo resolver o cancelar, para que quede constancia de por qué se cerraron.
• Recurrentes: al resolver una tarea marcada como recurrente, se genera automáticamente la siguiente con la fecha desplazada según su periodicidad (por ejemplo, una revisión mensual de cartera).
• Hilo de comentarios por tarea, para dejar constancia de las gestiones sin tener que salir de la ficha.

Las cuatro tarjetas superiores (pendientes, en curso, fuera de plazo, resueltas) dan una foto rápida de la carga de trabajo del equipo antes de entrar en el detalle.

14. Comercializadoras y tarifas

El catálogo que alimenta el comparador y los contratos. Solo lo ven los roles con acceso a configuración.

Cada comercializadora tiene su color identificativo (para reconocerla de un vistazo en listados), datos de contacto, plazo de activación habitual y condiciones de comisión: importe fijo, porcentaje sobre la factura o €/kWh consumido.

Cada tarifa pertenece a una comercializadora y define: energía (luz/gas), tarifa de acceso, tipo (fija o indexada), precios de potencia y energía por periodo, cuotas fijas, vigencia (fecha de inicio y fin), permanencia en meses y, opcionalmente, una comisión propia que sobrescribe la de la comercializadora si tiene una condición especial.

Al intentar eliminar una comercializadora o tarifa que está en uso, el sistema la desactiva en lugar de borrarla, precisamente por esa razón: los contratos existentes necesitan seguir teniendo de dónde leer sus condiciones originales.

15. Ajustes

Configuración de la asesoría, usuarios y tipos de documento. Solo accesible para gestores y administradores.

Los cambios en esta pantalla se aplican al instante en todo el sistema: por ejemplo, cambiar los días de preaviso recalcula qué contratos aparecen como «por renovar» en el siguiente refresco del radar de vencimientos.

16. Roles y permisos

Qué puede hacer cada perfil de usuario.

Matriz de permisos por módulo

17. El semáforo de vencimientos

La misma regla de color en todas las pantallas de la aplicación.

Cada vencimiento (de contrato o de documento) se clasifica según los días que faltan para la fecha límite:

Este semáforo aparece en el cuadro de mando, el radar de vencimientos, los listados de clientes, suministros, contratos y documentos, y en la ficha del cliente: siempre significa lo mismo, para poder interpretar cualquier pantalla de un vistazo. Los días de preaviso (90/60/30 por defecto) se configuran por empresa en 15. Ajustes → Empresa.

18. Notificaciones

El icono de la campana, en la barra superior, avisa de lo que necesita atención sin tener que recorrer cada módulo.

El panel reúne, en orden cronológico: contratos vencidos o próximos a vencer, documentos caducados, tareas fuera de plazo y avisos generales del sistema. Un punto rojo sobre la campana indica que hay notificaciones sin leer; Marcar todas como leídas las limpia de golpe.

Las mismas alertas que generan una notificación también inflan los contadores del menú lateral (por ejemplo, el número en rojo junto a «Vencimientos» o «Documentos»), así que ambos sitios están siempre sincronizados.

19. Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo activar un contrato?

Casi siempre es documentación: el sistema exige que estén aportados los documentos marcados como obligatorios en el checklist del cliente antes de activar. La propia pantalla indica qué falta exactamente. Si es un caso justificado, un gestor o administrador puede forzar la activación, pero queda anotado en el historial del contrato.

¿Por qué un comercial no ve todos los clientes?

Por diseño: el rol comercial solo ve su propia cartera, tanto en listados como en el cuadro de mando. Es la forma de que cada comercial trabaje sobre lo suyo sin interferir con el resto del equipo. Un gestor o administrador sí ve la cartera completa.

¿Qué pasa si cambio el precio de una tarifa en el catálogo?

No afecta a los contratos ya firmados con esa tarifa: cada contrato guarda su propia copia congelada de precios en el momento de crearse. El cambio solo se aplica a partir de ese momento en nuevas comparativas y contratos.

¿Puedo recuperar un documento que sustituí por error?

Sí: al sustituir un documento, el anterior no se borra, pasa a estado «sustituido» y queda en el histórico de versiones de ese tipo de documento dentro de la ficha del cliente.

¿Cómo sé qué clientes necesitan atención hoy?

El cuadro de mando es el punto de partida: el bloque «Requiere atención» agrupa documentos caducados, contratos sin documentación y tareas fuera de plazo, y «Seguimientos de esta semana» muestra los próximos pasos ya programados desde el timeline de acciones.

¿Las tareas automáticas de renovación se pueden borrar?

No. Se generan solas cuando un contrato entra en ventana de renovación y solo se pueden resolver o cancelar, nunca eliminar, para conservar la traza de qué se hizo con cada aviso.